Organisointi- ja ajanhallintataidot ovat tärkeässä roolissa elämässä menestymiseen. On jokaisen ihmisen oma valinta, kuinka paljon aikaa haluaa käyttää ”turhanpäiväisiin” asioihin ja kuinka paljon ”tuottaviin ”asioihin. Tappamalla aikaa lykkäämme asioita ja pyrimme siirtämään asiat tulevaisuuteen.
Usein ajan tappaminen tapahtuu pienissä pätkissä. Nykypäivänä otetaan kännykkä käteen ja selaillaan somea. Tappamalla aikaa lykkäämme asioita ja pyrimme siirtämään asiat tulevaisuuteen.
Muutama vuosi sitten halusin tietää, kuinka paljon aikaani kului kännykällä. Latasin ”Moment”-sovelluksen, joka mittaa kuinka kauan ihminen viettää aikaansa kännykällä.
Seurasin tilastoja ja olin todella järkyttynyt. Olin käyttänyt päivän aikana yli kolme tuntia Instagramin ja Facebookin selailuun. Pienet purot olivat yhdistyneet suureksi joeksi.
Jokainen voi kuitenkin vaikuttaa ajanhallintaan toiminoillaan. Tämän artikkelin tarkoitus on miettiä, mihin käytät omaa aikaasi ja voisiko omaa ajanhallintaa kenties jollakin tasolla parantaa?
Miksi tapamme aikaa?
Aikaa voidaan kuvata kuntosalina. Olet ostanut kuntosalikortin ja maksat siitä 50 euroa kuukaudessa. Olet suunnitellut, että käyt neljä kertaa viikossa treenaamassa, mutta sitten tapahtuu jotain odottamatonta, nimittäin serkkupojan lapselle iskee perinteinen kevätflunssa ja salitouhut unohtuvat siinä samalla.
Unohdat käydä salilla, mutta saat silti joka kuukausi 50 euron laskun. Vuodessa se tekee yhteensä 600 euroa ja huomaat, että käyttämättömänä harrastuksena se on turhan kallis.
Ajantappaminen on siis kirjaimellisesti sitä, että aika menee ohitsesi sen sijaan, että olisit käyttänyt sitä. Tässä tapauksessa olit tuhlannut kalliilla ”harrastuksella” aikaasi.
Ajan tappaminen on vittumainen noidankehä. Se alkaa pienellä kännykän selailulla lyhyellä kahvitauolla, jonka jälkeen se voi muuttua ajan saatossa tuntien mittaiseksi sosiaalisen median maratoniksi.
Se ruokkii toimimattomuutta ja keskeyttää työntekemisen flow:n.
Kun huomaat itsesi sabotoimasta elämääsi tappamalla aikaa, pysähdy hetkeksi. Mieti, mitä olet saanut aikaan ennen ajan tappamista. Mitä pidempään viivyttelet asioiden kanssa, sitä kalliimmaksi se sinulle tulee ja sitä kauemmin tehtävän suorittaminenkin kestää.
Joskus jokin asia saattaa olla niin pelottava, että et oikeastaan edes haluaisi aloittaa sitä. Välttelet asiaa mahdollisimman pitkään ja tuhlaat aikaasi kaikkeen muuhun kuin siihen, mitä pitää tehdä. Tiedän tunteen, koska olen ollut satoja kertoja samassa tilanteessa itsekin.
Miten lopetat ajan tappamisen?
Mitä tehokkaampi ja tuotteliaampi olet ja mitä enemmän teet asioita joita olet suunnitellut, sitä motivoituneempi olet. Hallitset paremmin asioita sekä elämääsi.
Jokaisella meillä on käytännössä 24 tuntia aikaa päivästä. 8 tuntia menee keksimäärin nukkumiseen ja loput 16 tuntia olemme hereillä. On erittäin tärkeää, että kiinnität huomiota siihen, mitä teet tuona 16 tunnin aikana.
Tässä sinulle kolme todella hyvää vinkkiä, joiden avulla et enää hukkaa aikaasi ja saat maaliin asiat, joita olet suunnitellut tekeväsi.
1. Tee kaikista vaikeimmat asiat ensimmäisenä
Luin Brian Tracyn ”Eat That Frog”-kirjaa. Hän puhuu kirjassaan, että päivän ensimmäinen tehtävä on syödä kaikkein ”räikein ja rumin” sammakko. Tämä tarkoittaa kaikista vaikeimman ja epämiellyttävimmän asian tekemistä. Se on yleensä asia, joka vie sinua eteenpäin elämässäsi.
Tämä vaatii todella paljon kurinalaisuutta, mutta se lisää todella paljon suorituskykyäsi ja tuottavuuttasi sekä näet tulokset nopeammin.
– Jos kaikista räikein sammakko on salilla käyminen, siirrä harjoittelu aamuun ja käy salilla silloin
– Jos räikein sammakko on työhösi liittyvä asia, tee se aamulla
– Jos räikein sammakko on päivittäisen ruokien laittaminen kuntoon tai niiden suunnittelu, tee se heti aamusta
– Jos sammakko on stressinhallintaharjoitus, tee se aamulla, silloin se on pois päiväjärjestyksestä
Joskus sinun täytyy vain unohtaa fiilis ” miltä minusta tuntuu” ja vain aloittaa.
Kukaan ihminen ei halua aloittaa päiväänsä kaikista vaikeimmalla tehtävällä, mutta ihmiset, jotka ovat onnistuneet ja menestyneet omassa elämässään heittävät egonsa nurkkaan, lipaisevat geeliä tukkaansa ja astuvat epämukavuusrajansa ylitse.
2. Tee To Do -lista
Olen todennut hyödylliseksi tavaksi tehdä ”To Do” -lista aamulla, koska usein silloin tiedän suurin piirtein, mitä päiväni pitää sisällään ja motivaatiotasoni ovat korkemmat, kuin myöhemmin päivällä.
Suunnittelun jälkeen on ihan sama onko minulla motivaatiota vai ei, koska listan asiat täytyy hoitaa. Suosittelen luettelemaan asiat kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan.
To Do -listan tekeminen on tehokas tapa organisoida päivääsi ja priorisoida asioita. Asioiden priorisointi säästää aikaa.
– Mitkä ovat päivän tärkeimmät asiat, jotka minun pitää tehdä?
– Mitkä asiat voin siirtää myöhemmäksi?
– Mitkä asiat minun pitää tehdä esim. ennen klo 12.00?
Tee lista asioista ja aseta tehtävät tärkeysjärjestykseen. Suosittelen, että laitat listaan maksimissaan kuusi asiaa.
Nyt kun sinulla on lista, huomaat listasta tärkeimmän asian, joka on ns. rumin ja räikein sammakko.
3. Pidä lyhyitä taukoja päivässä
Varmista päivään lyhyitä henkisiä taukoja. Puhun 5-15 minuutin tauoista, jonka aikana teet aivan jotain muuta, kuin aikaisemmin.
Tällaisia taukoja kannattaa pitää 25 minuutin välein tai jos teet jotain luovampaa työtä, esimerkiksi 50 minuutin välein. Henkiset tauot ovat todella arvokkaita ja lisäävät todella paljon tehokkuutta ja tuottavuutta.
Kun aloitin Pomodoro-tekniikan käytön, huomasin että sain tehtyä viiden päivän työt kahdessa päivässä.
Homma toimii näin:
– asetetaan tavoite, jota lähdetään tekemään
– kello ajastetaan 25 minuuttiin
– kun 25 minuuttia on kulunut, pidetään 5 minuutin tauko
– 5 minuutin tauon aikana noustaan ylös ja liikutetaan kehoa
– joskus suljen myös silmäni ja poistan kaikki visuaaliset ärsykkeet ympäriltäni
– toistetaan uudestaan neljä kertaa
– neljännen kerran jälkeen pidetään pidempi tauko
Voit myös olla hetken aikaa sosiaalinen ja keskustella jotain työkavereiden kanssa, mutta varmista että et keskeytä heidän flowtaan.
Älä enää tuhlaa aikaasi
Kun tapat aikaa, tapat samaan aikaan mahdollisuutesi tehdä ja olla enemmän. Menestyneet ihmiset hyödyntävät aikaansa hyvin. He käyttävät jokaisen hetken edukseen.
Jokainen ihminen voi oppia hallitsemaan aikaansa. Luo ajanhallinnasta hyvä tapa itsellesi. Tee päätös käyttää aikaasi järkeviin ja tärkeisiin asioihin. Pyri siihen, että teet asiat välittämättä tunteesta, mikä sinulla on.
Näillä vinkeillä pääset pitkälle.
Lue samantyylisiä artikkeleita:
Miten poistat elämästäsi asiat, jotka eivät johda tavoitteisiisi?
Kolme vinkkiä, joilla saavutat tavoitteesi nopeammin
